T.C.
GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı :B.21.0.SGB-805.01.01-
Konu :2011 Yılı Standart Dosya Planı
19.01.2012 / 00096
GÜMRÜK VE TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE
25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 2005/7 sayılı "Standart Dosya Planı" konulu Başbakanlık Genelgesi kapsamında hazırlanarak 17/01/2012 tarih ve 86 sayılı Makam Onayı ile uygulanması uygun görülen "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı" elektronik ortamda aşağıda belirtilen web adreslerinde yayımlanmıştır.
Söz konusu plan ile ilgili olarak birimlerde yürütülen hizmetler sonucunda oluşturulan gerek elektronik gerekse kağıt ortamındaki belgelerin konu bazlı sınıflandırılarak tasnifi, saklanması ve imhası süreci belirlenmiştir.
Bu kapsamda anılan planın, bahse konu Onay doğrultusunda 2012 yılı itibariyle kullanılması gerekmektedir.
Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.
Fatih İslam KARAOĞLU
Bakan a.
Strateji Geliştirme Başkan V.
Ekler:
1- Onay
2- Dosya planı
DAĞITIM:
Gereği:
Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri
T.C.
GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı :B.21.0.SGB.0.00.00.00-805.01.01- ..../01/2012
Konu :Saklama Süreli Standart Dosya Planı
MÜSTEŞARLIK MAKAMINA
Bilindiği üzere kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya kağıt ortamında oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanını sağlamak amacıyla 2005/7 sayılı "Standart Dosya Planı " konulu Başbakanlık Genelgesi 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe konulmuştur.
Anılan genelge eki gereğince (000-099) kod aralığında yer alan Genel Konular, (600-699) kod aralığında yer alan Danışma ve Denetimle İlgili Faaliyetler ile (700-999) kod aralığında yer alan Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetlere ilişkin konular Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce güncellenerek yayımlanmaktadır. (100-599) kod aralığında yer alan Ana Hizmet Faaliyetler ise ilgili idarelerce hazırlanarak bahse konu genel müdürlüğün uygun görüşü üzerine kullanılmaktadır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden alınan 14.12.2011 tarih ve 7796 sayılı yazıda, Bakanlığımız ana hizmet faaliyetlerine ilişkin "Saklama Süreli Standart Dosya Planı" çalışmasını yapmak üzere 2 personelin görevlendirildiği bildirilmiştir.
(100-599) kod aralığında yer alan Bakanlığımız Ana Hizmet Faaliyetlerine ilişkin Saklama Süreli Taslak Plan Merkez ve taşra birimlerinden alınan görüşler doğrultusunda; ana faaliyetleri yürüten merkez birim temsilcilerinin ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü temsilcilerinin katılımıyla son şekli verilmiş ve 30/12/2011 tarih ve 8195 sayılı yazıları ile kullanılması uygun görülmüştür.
Bu kapsamda hazırlanan plan; Açıklama ve Kurallar, (000-099) Genel Konular, (100-599) Ana Hizmet Faaliyetleri, (600-699) Danışma ve Denetimle İlgili Faaliyetler, (700-999) Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler ve Ekler olmak üzere 6 bölüm halinde Bakanlığımız Saklama Süreli Standart Dosya Planını ifade etmektedir.
Hazırlanan planın söz konusu genelgede belirlenen amaca uygun ve sağlıklı bir şekilde uygulanması için;
1-Strateji Geliştirme Başkanlığınca; birimlerde dosya planının hedeflenen amaçlar doğrultusunda uygulanmasının takip edilmesi ve denetlenmesi,
2-Planın, (000-099) Genel Konular, (600-699) Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler, (700-999) Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler ile Açıklama ve Kurallar bölümlerinin, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce yapılacak düzenlemeler doğrultusunda, (100-599) Ana Hizmet Faaliyetlerine ilişkin bölümün, her yıl ortaya çıkan ihtiyaçlar değerlendirilerek bahse konu genel müdürlüğün uygun görüşleri doğrultusunda Strateji Geliştirme Başkanlığınca güncellenerek yayımlanması,
3-Planda yer alan, “Saklama Kodları” ve “Saklama Süreleri” kriterleri dosyaların, akıbetini belirleme özelliğini taşımakta olup, tavsiye niteliğindedir. Bu nedenle birimlerde yapılacak evrak ayıklama ve imha çalışmalarında dikkate alınması,
4-Birimlerce, uygulamaya ilişkin gerekli kontrol ve denetim noktalarının oluşturularak, tüm personelin güncel dosya planı hakkında bilgi sahibi olması ve yapılacak yazışmalarda belirlenen kurallara uyulması,
Hususlarını takdir ve tensiplerinize arz ederim.
Fatih İslam KARAOĞLU
Strateji Geliştirme Başkan V.
Neşet AKKOÇ
Müsteşar Yardımcısı V.
O L U R
..../01/2012
Ziya ALTUNYALDIZ
Müsteşar
Ek: Standart Dosya Planı (104 Sayfa)
