Bu formda yer alan sorular Yetkilendirilmiş Yükümlü başvurusunun değerlendirmesinde bakılacak unsurları içermektedir. Ancak, bazı soruların arz zincirindeki her firma tarafından cevaplanması mümkün değildir. Bu nedenle firmanızın durumu nedeniyle cevaplanması mümkün olmayan sorulara “Uygulanamaz” ibaresi ile birlikte neden uygulanamadığına dair kısa bir açıklama yazmanız gerekmektedir. Örneğin, üretim yapmayan bir firmanın üretim ile ilgili soruları cevaplaması mümkün olmayacaktır. Diğer taraftan, “eşya” ile ilgili soruların sadece o eşyayı üreten firmalar tarafından değil, aynı zamanda o eşya ile ilgili taşıma, elleçleme, depolama vb. hizmetler sunan firmalar tarafından, sundukları hizmet kapsamında cevaplanması gerekmektedir.

Bu soru formu Yetkilendirilmiş Yükümlü başvurunuzu değerlendirmenin yanı sıra, esas olarak size yol göstermek amacıyla kullanılacaktır. Soruları gerçeği olduğu gibi yansıtan şekilde yanıtlamanız, gümrük idaresinin sizin eksikliklerinizi anlayarak bunları gidermeniz için size rehberlik edebilmesini sağlayacaktır. Gerçeği yansıtmayan yanıtlar ise firmanızın güvenilirliğinin sorgulanmasına yol açarak, başvurunuzun olumlu sonuçlanmasının önünde engel oluşturacaktır.

Formda yer alan açıklamalar yol gösterici niteliktedir. Cevaplarınız değerlendirilirken, sorularda belirtilen hususlarla ilgili mevcut yazılı usulleriniz ile birlikte fiili uygulamanızın olup olmadığına bakılması esastır.

Varsa, cevaplarınızı kanıtlayıcı belge örneklerini(sorularda belirtilen hususlarla ilgili; yazılı talimat, kurum içi sirküler, sözleşme, rehber, kitapçık, sertifika, standart belgesi vb.) forma ekleyiniz. Bu belgeleri forma eklemeniz değerlendirmenizin daha hızlı yapılmasını sağlayacaktır. Başvuru formu ve eklerini hem kağıt ortamında (klasöre dosyalayarak) hem de elektronik ortamda (CD, flash bellek vb.) vermeniz gerekmektedir.

“Cevap” kısmında firmanızın tanınabilmesi açısından çalışma usullerinizi anlatınız. Buna ek olarak konulan kanıtlayıcı belgelere “ek numarası” vererek cevap kısmında belirtiniz.

Bu formdaki sorulara verdiğiniz cevaplar ve belgeler üçüncü kişilerle kesinlikle paylaşılmayacak olup, sadece firmanızın değerlendirilmesinde görevli kişilerce görülebilecek ve “Hizmete Özel” şeklinde ibare ile dosyalanacaktır.

Bu formu imzalayan kişiler ayrıca her sayfasını paraflamak suretiyle işaretleyecektir.

Bu formun elektronik haline Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın resmi internet sitesinden erişilebilirsiniz. “Cevap” kutularının genişliğini değiştirmeniz mümkündür.

1. GENEL BİLGİLER

Sorular

Açıklama

Firmanızın iç organizasyon yapısını bir organizasyon şeması ile gösteriniz.

Firmanızın organizasyon yapısını, gümrük işlemleriyle ilgili birimlerinizi sorumlularının adlarını da içerecek şekilde bir organizasyon şeması halinde vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızın sahip olduğu mevcut standardizasyon (örn. ISO, TAPA, HACCP vb.) belgelerini listeleyiniz.

Firmanızın sahip olduğu mevcut standardizasyon belgelerini, numarası, belgeyi veren ilgili belgelendirme kuruluşu ve edinme tarihi ile birlikte bir liste halinde göstermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızın yetkilendirilmiş yükümlü sertifikası kapsamında faaliyet göstereceği sektörleri açıklayınız.

Firmanızın faaliyet gösterdiği sektörleri faaliyet alanları ile birlikte liste halinde belirtiniz.

(örn. Gıda sektörü – gıda ambalajlanması)

Cevap:

Son bir yıl içindeki toplam gümrük beyannamesi sayısını toplam meblağları ile birlikte belirtiniz.

Son bir yıl içindeki toplam gümrük beyannamesi sayısını ithalat, ihracat ve transit için ayrı ayrı olmak üzere, toplam meblağları ile birlikte belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Çalıştığınız YGM/Gümrük Müşaviri ve gümrük işlerinizde aracılık eden kişi/kuruluşların iletişim bilgilerini belirtiniz.

Çalıştığınız YGM/Gümrük Müşaviri ve gümrük işlerinizde aracılık eden kişi/kuruluşların isim, adres, vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası vb. bilgileri bir liste halinde vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

İşyerinizde muhasebe ve lojistikle ilgili olarak kullandığınız yazılımları bir liste halinde belirtiniz.

İşyerinizde muhasebe ve lojistikle ilgili olarak kullandığınız yazılımları ayrı ayrı adı, işlevi ve edinilen firma bilgileri ile birlikte liste halinde belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızın tesislerinin bulunduğu adresleri ve her bir tesisin tedarik zinciriniz açısından sahip olduğu işlevleri hakkında bilgi veriniz.

Firmanızın her tesisi için adres bilgilerini vermeniz ve bu tesislerin tedarik zincirinizde nerede yer aldığını (örneğin; tedarik, taşıma, dağıtım, eşya gönderilerinin gruplandırılması vs.)bir liste halinde belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Son üç yıl içinde, gümrük idaresince verilen herhangi bir izniniz iptal edildiyse ve/veya askıya alındıysa, gümrük idaresinin gerekçeleriyle birlikte belirtiniz.

Başvuru tarihinizden üç yıl öncesine kadar olan sürede iptal edilen ve/veya askıya alınan izinlerinizin kapsamı, gümrük idaresinin gerekçesi ve varsa yapılan işlemlerle birlikte bir liste halinde belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Son üç yıl içinde, gümrük idaresine yapılan herhangi bir izin başvurunuz reddedildiyse gümrük idaresinin gerekçeleriyle birlikte belirtiniz.

Başvuru tarihinizden üç yıl öncesine kadar olan sürede reddedilen izin başvurularınız kapsamı, gümrük idaresinin gerekçesi ve varsa yapılan işlemlerle birlikte belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Düzenli ya da sıklıkla iş yaptığınız kişi ve kuruluşları faaliyet alanları ile birlikte bir liste halinde belirtiniz.

Firmanızın faaliyet göstereceği alanlarda mevcut durum itibariyle düzenli veya sıklıkla iş yaptığı kişi ve firmaları (örn. Düzenli müşterileri tedarikçiler, taşeronlar, güvenlik hizmeti vb.) isim veya ünvanları, iş yaptığınız alan ve asıl faaliyet alanları ile yetkilendirilmiş yükümlü sertifikası sahibi olup olmadıklarını gösteren bir liste halinde belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Kendinize ait olmayan depo ve/veya antrepo kullanıyorsanız bunların işleticilerinin iletişim bilgileri ile birlikte yaptığınız işlem hacmi hakkında bilgi veriniz.

Firmanızın depolama ve/veya antrepo hizmeti aldığı firmaların isim, unvan ve iletişim bilgilerini son bir yıl içinde depoladığınız eşyanın yaklaşık toplam değeri ile birlikte bir liste halinde belirtmeniz beklenmektedir.

Cevap:

Düzenli olarak bağımsız denetim görmekteyseniz, bilgi veriniz.

Düzenli olarak bağımsız denetim görmekteyseniz, bağımsız denetimi gerçekleştiren firma, denetim sıklığı, denetime tabi olduğunuz süre vb. hususlar hakkında bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Ticari faaliyetinize veya verdiğiniz hizmete konu eşya listesini belirtiniz.

Ticari faaliyetinize veya verdiğiniz hizmete konu eşyayı kombine nomanklatür kodlarını belirterek bir liste halinde sunmanız beklenmektedir.

Cevap:

2. GÜMRÜK MEVZUATINA İLİŞKİN İŞLEMLER

GÖSTERGE 1:

Ticari ve varsa taşımaya ilişkin kayıtlarını, gümrük idarelerince yapılan ve özellikle sonradan kontrol kapsamında yapılacak denetimlerin sağlıklı ve etkin bir şekilde yapılmasına olanak verecek, bilgi ve kayıtların gerçekliğini koruyan şekilde ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak tutmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Sonradan kontrolün etkili yapılamaması

2- Eşyanın kayıtlardaki bilgilerle eşleştirilememesi

3- Kayıtların kasten usulsüz girilerek veya değiştirilerek gümrük idaresinin yanıltılması suretiyle devlete karşı yükümlülüklerin yerine getirilmemesi

4- Kayıtların kusurla yanlış girilerek devlete karşı yükümlülüklerin yerine getirilmemesi

5- Bilgi ve kayıtların gerçekliğini koruyamaması

6- Kayıtların yapılan işlemlerin izlenebilirliğini ortadan kaldırması

Sorular

Açıklama

Kayıtlarınız üzerinden beyanname veya beyanname yerine geçen belgelerle eşya hareketleri birlikte izlenebilmekte midir? Açıklayınız. (Örn. beyanname numarası bazında eşya hareketlerinin izlenebilmesi, her taşıma ve eşya hareketi kaydına beyanname numarasının yazılması vb.)

Cevabınızda, kayıtlarınız üzerinden eşyanın tedarik zincirinde geçirdiği aşamalarda edinilen belgelerin eşyaya ilişkin beyanname ile bağlantısını nasıl bir sistematikle kurduğunuzu anlatmanız beklenmektedir (örn. Alım faturası, taşıma senedi, ardiye makbuzu, teslim tesellüm tutanağı, hava konşimentosu vb. belgeler ile beyanname ilişkisinin bir kod ile kurulması gibi).

Cevap:

Gelen eşya sevkiyatının, ilgili taraflarca eşyanın siparişiyle ilgili belgelerde belirtilen bilgiler ile eşya firmanıza ulaşmadan önce karşılaştırılmasının sağlanmasına yönelik düzenlemeleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, firmanıza gönderilen eşyanın firmanıza ulaşmadan önce sipariş kapsamı eşya olup olmadığının kayıtlar üzerinden kontrolünün ilgili taraflardan en az biri aracılığıyla (örn. gönderici, taşımacı, acenta, vs.) sağlanmasına yönelik usullerinizi ve bu usullerinize göre yapılan tespitlerin kayıtlarını nasıl tuttuğunuzu anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızın alınan sipariş ile ilgili belgelerde yer alan bilgilere uygun olarak sevkiyat gerçekleştirdiğini/sevk ettiğini kontrol etmeye yönelik usulleri var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, aldığınız siparişlerin gönderimi sırasında, gönderdiğiniz sevkiyatın sipariş ile ilgili belgelerde yer alan bilgilerle uyumlu olup olmadığını kontrol etmeye yönelik belge kontrol usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanız sonradan kontrole tabi tutuldu ise, sonradan kontrol raporunun tarih ve sayısını belirtiniz. Raporda tespit edilen aksaklıkları gidermek için gerekli önlemleri aldınız mı? Aldıysanız, açıklayınız.

Cevabınızda, sonradan kontrol tecrübelerinizi ve sonradan kontrol raporu sonucunda yaptığınız işlemleri anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanız kayıtlarında genel kabul görmüş muhasebe ilkelerini fiilen uygulamakta mıdır? Uygulamaktaysa, açıklayınız.

Cevabınızda, firmanızda muhasebe kayıtları için hangi defterleri tuttuğunuzu, lojistik kayıt sisteminizin hangi unsurları içerdiğini, muhasebe sisteminizin işleyişini ve muhasebe kayıtlarınızda genel kabul görmüş muhasebe ilkelerini fiilen nasıl tatbik ettiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 2:

Eşyanın tüm vasıflarının tereddüde mahal bırakılmayacak şekilde gösterilmesini ve tüm hareketlerinin kayıt altına alınmasını mümkün kılan defter ve kayıt düzenine sahip olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Kayıt tutma sisteminin karmaşıklığından dolayı usulsüz işlemlerin üstünün örtülmesi

2- Para hareketi ile eşya hareketi arasında bağlantının kurulamaması

3- Eşyanın tesis içinde takip edilememesi

Sorular

Açıklama

Ticari eşyanızı veya hizmet sunduğunuz eşyayı varolan bütün ayırt edici özellikleri ile kayıt altına alacak usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, eşyanın tanınmasını sağlayacak hangi özelliklerini (marka, model, seri numarası, renk, ağırlık, cins vb.) ne şekilde kayıt altına aldığınızı ve bu kayıtları diğer kayıtlarla nasıl ilişkilendirdiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Üretim sürecinde ilk maddelerin depodan çekilmesi, üretim sürecine sokulması, nihai ürünün ortaya çıkması, üretim sürecinde oluşan fire ve kayıplar ile nihai ürünün depoya alınması süreçlerinin kayda alınmasına ilişkin usulleriniz var mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, üretimden sorumlu biriminiz, üretimin kayıt altına alınması ile ilgili yaptığınız işlemler, kayıt altına alan personel ve üretim metodlarının kontrol mekanizmaları hakkında bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Nihai ürünün veya satışa hazır eşyanın tesis içindeki hareketlerini tarih ve saat bilgisi ile kayıt altına alan kurum içi düzenlemeleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, satışa hazır nihai ürünlerinizin veya hizmet sunduğunuz eşyanın tesis içindeki hareketlerinin nasıl kayıt altına alındığını anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşyanın tedariğinde, satılmasında veya eşyaya hizmet verilmesinde siparişinden alıcıya teslimine kadar eşya ile ilgili tüm girdi ve çıktıların uğradığı noktaları tarih ve saat bilgisi ile kayıt altına alan ve bu kayıtlar arasında bağlantı kurulmasını sağlayan kurum içi düzenlemeleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, siparişten alıcıya teslime kadar tüm operasyonel işlemlerinizi nasıl bir sistematikle ve hangi bilgileri içerecek şekilde kayıt altına aldığınızı ve kayıtların birbirleriyle olan ilişkisini nasıl kurduğunuzu anlatmanız beklenmektedir. (Örn. Sipariş makbuzunuz, tedarikçinizin sipariş üzerine hazırladığı ürün, o ürünün taşınması, tesisinize gelmesi, depolanması, ambalajlanması, alıcıya teslim için taşımacıya verilmesi, alıcıya teslim edilmesi noktalarında tutulan kayıtların ilişkisinin kurulması gibi)

Cevap:

Finansal hesaplar ile eşyaya ve verilen hizmete ilişkin kayıtlarınız arasında bağlantı kurulabilmekte midir? Kurulabilmekteyse, nasıl kurulduğuna ilişkin bilgi veriniz.

Eşya için yapılan tüm ödemelerin ayrı ayrı firmanızın kayıtlarında nasıl gösterildiğini,(örn. banka hesap özeti açıklaması, nakit ödemelere ilişkin dekontlar, navlun faturası vb.)ve bu kayıtların eşya veya verilen hizmet ile nasıl ilişkilendirildiğini anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 3:

Gümrük ve varsa taşımaya ilişkin kayıtlara gümrük idaresinin fiziki veya elektronik olarak erişebilmesine olanak sağlamak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Gümrük idaresinin kontrol yapmasının gerekli olduğu durumlarda, ihtiyaç duyulan süre zarfında kayıtlara ulaşamaması

Sorular

Açıklama

Kayıtlarınızı kağıt ortamında tutuyorsanız, gümrük idaresinin,inceleme için firmanıza geldiğinde, kayıtlara ulaşabilmesi için şirket içi altyapınız var mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük idaresinden firmanıza inceleme yapmak üzere gelen personelin belgelere erişimi nasıl sağlayacaklarına dair usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kayıtlarınızı elektronik ortamda tutuyorsanız, gümrük idaresinin incelemeiçin firmanıza geldiğinde, kayıtlara ulaşabilmesi için şirket içi altyapınız var mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, kayıtların tutulduğu sistem, sorumlu personel, sisteme erişim yolları ve incelemeyi yapacak kişinin sisteme nasıl erişim sağlayabileceği hususlarını anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 4:

İdarenin yapacağı gümrük kontrolleri için gerek duyulan uygun ortamı sağlamak

İLGİLİ RİSKLER:

1- İncelemenin etkili ve hızlı yapılamaması

2- İnceleme ile görevli kişinin ihtiyaç duyduğu fiziki olanakların yetersiz olması

Sorular

Açıklama

Eğer kayıtlarınızı hem kağıt hem elektronik ortamda aynı anda tutuyorsanız, kağıt ortamında ve elektronik ortamda tutulan kayıtlar arasında bağlantı kurulabilmekte midir? Kurulabilmekteyse, açıklayınız.

Cevabınızda, her iki ortamda da tutulan belgelerin birbirleriyle ilişkisinin nasıl ve hangi yöntemlerle kurulduğunu anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kayıtlarınızın inceleme ile görevli kişi tarafından makul bir süre içerisinde kavranıp incelenmesi ve kontrol edilmesini sağlayan sistematiğiniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, kayıtlarınızı tutma sistematiğinizi ve kayıt ayrıntılarına ulaşma yollarınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kuruluşunuzda yapılacak incelemeler için inceleme ile görevli kişinin, incelemenin gerektirdiği tüm fiziki alanlara ulaşabilmesi ve uygun ortamda çalışması için gerekli altyapı ve olanaklar (örn. oda, internet bağlantısı, telefon, irtibat görevlisi vb.) mevcut mudur? Bu altyapı ve olanakları açıklayınız.

Cevabınızda, inceleme ile görevli kişinin incelemesini kolaylaştırmak için alacağınız tedbirleri anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 5:

Serbest dolaşımda olan ve olmayan eşya ayrımını gözeten bir lojistik kayıt sistemine (stok ve depolama kayıt sistemi, muhasebe sistemi vb.) sahip olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Serbest dolaşımda olmayan eşyanın kasten serbest dolaşımda olan eşyaymış gibi gösterilerek devlete karşı yükümlülüklerinden kaçmak

2- Serbest dolaşımda olmayan eşyanın kusurla serbest dolaşımda olan eşyaymış gibi değerlendirilerek hatalı işlem tesis etmek

Sorular

Açıklama

Serbest dolaşımda olan eşya ile serbest dolaşımda olmayan eşyanın hareketlerinin kayıtlarınız üzerinden birbirinden kolayca ayırt edilebilmesini sağlayan düzenlemeleriniz mevcut mudur? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, kayıtlarınızda serbest dolaşımda olan ve olmayan eşyanın kayıtlarda birbirinden ayırtedilmesini sağlayacak düzenlemelerinizin anlatılması beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 6:

İşletmenin türü ve büyüklüğü ile orantılı, yasadışı ve usulsüz işlemlerin tespitine imkân veren, eşya akışının idaresi için uygun, belirli bir sistematik içerisinde işlemlerin yürütülmesini sağlayan ve iç kontrol mekanizması içeren bir idari organizasyon yapısına sahip olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Hiyerarşik kademelerin firmanın faaliyetleri üzerinde yeterli kontrole sahip olmaması sebebiyle usulsüzlükler yaşanması

2- İç kontrol usullerinin zayıflığı nedeniyle yolsuzluk, dolandırıcılık gibi yasadışı faaliyetlerin ortaya çıkması

Sorular

Açıklama

Firmanızın ilgili birimlerinde gümrük ve dış ticaret mevzuatına ilişkin işlemlerin düzgün uygulanmasını temin etmek üzere; tespit usulleri, yönetim birimlerine bildirim ile uygunsuzlukları ve usulsüzlükleri gidermeye yönelik iç kontrol sistemleri uygulamakta mısınız? Uygulamaktaysanız, açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük ve dış ticaret işlemlerinizin var olan usullere uygun işlediğinin kontrolüne ilişkin iç kontrol sistematiğinizi ve tespit edilen uygunsuzlukları giderme yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşya hareketlerine ilişkin idari yapılanmanın ve yapılan kontrollerin uygulamasını denetlemeye yönelik usul veya mekanizmalarınız var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, eşya hareketlerine ilişkin idari yapılanmanızı (örn: hiyerarşik birimlerinizi, üst yönetim sorumluluk paylaşımınızı vs.) ve bu yapılanmayı kontrol usulleriniz ve mekanizmalarınızı (iç denetim birimi, denetleme kurulunun yetki sahası gibi) anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tespit edilen uygunsuzluk ve usulsüzlüklerin tekerrürünün önlenmesi amacıyla kurum içi düzenlemelerde gerekli iyileştirmelerin yapılması hususunda yeterli usulleriniz mevcut mudur? Açıklayınız.

Cevabınızda, tespit edilen uygunsuzlukların bir daha tekrarlanmaması için nasıl yöntemler uyguladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanız, gümrük işlemlerini daha düzgün ve daha uyumlu yapmasını temin edecek belli bir sistematik veya iş planı uygulamakta mıdır? Uygulamaktaysa, sistematiğinizi ve iş planınızı nasıl oluşturduğunuzu açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük ve dış ticaret mevzuatı ile ilgili işlemlerin ileride daha düzgün yapılabilmesi için oluşturduğunuz yöntemlerini ve varsa iş planınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Çalışanlarınızın veya birimlerinizin, gerçekleştirdikleri işlemlerin ve sonuçlarının dönemsel olarak üst yönetiminize bildirilmesi ile mevzuata uygun işlem yapılmasının teşvik edilmesi yönünde düzenleme ve usulleriniz mevcut mudur? Mevcutsa, açıklayınız.

Cevabınızda, operasyonel birimler tarafından gerçekleştirilen işlemlerin firma üst yönetimine nasıl ve ne sıklıkta bildirildiğini, işlemlerin mevzuata uygunluğunu nasıl teşvik ettiğinizi ve çalışanlarınızın etik kurallara uygun hareket etmesini nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Terörizm, kaçakçılık, insan kaçakçılığı, organize suç ve diğer güvenlik ihlallerini arttırabilecek durumları tespit etmek, bunlara ilişkin risk analizi yapmak ve bu gibi durumlardan kaçınmak üzere düzenlemeleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, terörizm, kaçakçılık, insan kaçakçılığı, organize suç ve diğer güvenlik ihlalleri ile ilgili risk değerlendirme yöntemleriniz ve anılan konularda kamu kurumları veya varsa özel kuruluşlardan konu ile ilgili yardım alma usulleriniz hakkında bilgi verilmesi beklenmektedir.

Cevap:

Kriz yönetimi, iş idaresinin devamlılığı ve güvenliğin yeniden tesisi konularında düzenlemeleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, eşyayı etkileyecek durumlara ilişkin olarak, kriz yönetim yöntemlerinizi ve iş idaresinin her koşulda devamlılığını nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 7:

Gümrük işlemlerinin mevzuata uygunluğu ile eşyanın gümrük idaresine doğru beyan edilmesini teyit ve tevsik edecek kurum içi bir sistematiğe sahip olmak ve

1) Gümrük konularıyla ilgili birimlerinde ve iç kontrol süreçlerinde gümrük konularında bilgili ve tecrübeli personel istihdam etmek veya

2) Gümrük konularında bilgili ve tecrübeli personel istihdam eden tüzel kişilerden gümrük konuları ve buna ilişkin iç kontrol süreçlerine yönelik danışmanlık hizmeti almak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Eşya ile ilgili gümrük yükümlülüğünün doğru biçimde yerine getirilmemesi

Sorular

Açıklama

Firmanızda, ticaretini yaptığınız eşyanın gümrük kıymetinin belirlenmesi veya hizmet verdiğiniz eşyanın belirlenen kıymetinin doğruluğunun teyit edilmesine yönelik ne gibi önlemler almaktasınız? Açıklayınız. (Örn; uygunluk karşılaştırması, iç talimatnameler, personele yönelik düzenli eğitim programları vb.)

Cevabınızda, gümrük kıymetini nasıl belirlediğiniz ve/veya belirlenen gümrük kıymetinin doğruluğunu nasıl teyit ettiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızda, ticaretini yaptığınız eşyanın menşeinin belirlenmesi veya hizmet verdiğiniz eşyanın belirtilen menşeinin doğruluğunun teyit edilmesine yönelik ne gibi önlemler almaktasınız? Açıklayınız. (Örn; menşei tevsik eden belgelerin kontrolü, personele yönelik düzenli eğitim programları vb.)

Cevabınızda, eşyanın menşeini nasıl belirlediğiniz ve/veya eşyanın belirlenen menşeinin doğruluğunu nasıl teyit ettiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızda, ticaretini yaptığınız eşya ile ilgili tarife sınıflandırması veya hizmet verdiğiniz eşyanın   tarife sınıflandırmasının doğruluğunun teyit edilmesine yönelik ne gibi önlemler almaktasınız? Açıklayınız. (Örn; uygunluk karşılaştırması, iç talimatnameler, personele yönelik düzenli eğitim programları vb.)

Cevabınızda, eşyanın tarife sınıflandırmasını nasıl belirlediğiniz ve/veyayapılan sınıflandırmanın doğruluğunu nasıl teyit ettiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Gümrük idaresine verilen beyanların ve diğer belgelerindoğru ve tam olması ile değiştirilmesi, kaybolması, kasten yanlış girilmesinin önlenmesi ve denetime uygun olmasını temin etmek amacıyla, gümrük müşavirleri ve benzeri aracılarca hazırlananlar da dahil olmak üzere, sunulan bilgilerin kontrolüne ilişkin uyguladığınız usuller var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük idaresine sunulan beyanların ve diğer belgelerindoğruluğunun ve anlaşılırlığının doğrudan kontrolüne ilişkin yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanız, işlemlerinde tedarik zinciri güvenliği ve gümrük işlemleri hususlarında bilgi ve tecrübe sahibi tüzel kişilerden düzenli olarak danışmanlık hizmeti almakta veya bünyesinde bu nitelikleri haiz kişiler istihdam etmekte midir? Açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük ve tedarik zinciri güvenliği konularında bilgili ve tecrübeli personel istihdam edilmesi veya bu konularda danışmanlık hizmeti veren firmalardan hizmet alınması konularındaki usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 8:

Gümrük mevzuatına uyum konusunda herhangi bir aksaklık ortaya çıktığında veya sorun tespit edildiğinde gümrük idaresini bilgilendirmek

İLGİLİ RİSKLER:

1- Gümrük mevzuatına uyumun sağlanamaması halinde bu durumun ilgili personelce gümrük idaresine bildirilmek yerine örtbas edilmeye çalışılması

2- Firmanın iç işleyişinin gümrük idaresine taahhüt edildiği şekilde yürümemesi

3- Firmanın aksaklıklara yol açan unsurları kendi kendine düzeltememesi

Sorular

Açıklama

Gümrük işlemleri ile ilgili bir ihlalin tespit edilmesi durumunda, gümrük idaresine (eşyaya ilişkin hizmet verilmesi halinde aynı zamanda eşya sahibine) bildirimde bulunulması konusunda usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük işlemleri ile ilgili tespit ettiğiniz veya iş ortaklarınız tarafından tespit edilerek size bildirilen ihlallerin gümrük idaresine bildirimi yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firmanızda gümrük mevzuatına uyum konusunda uygunsuzluk ve/veya güvenlik sorunu oluşturabilecek unsurların tespitine ilişkin yöntemleriniz ile ilgili gümrük idaresine durumun bildirilmesi ve bu bildirimi yapacak personelin belirlenmesi usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük mevzuatına ve tedarik zinciri güvenliğine uyum konusunda oluşabilecek riskli alanların tespit edilmesine yönelik usullerinizi ve tespit edilen risklerin gümrük idaresine bildirilmesi yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 9:

Tüm beyanlara ilişkin olarak idarenin isteği doğrultusunda sunulacak şekilde, özel mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla, beyanın gerçekleştiği yılın sonundan itibaren beş yıl süreyle ilgili belgeleri saklamak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Sonradan kontrolün yapılamaması

2- Firmanın öz denetimini yeterli düzeyde yapamaması

Sorular

Açıklama

Arşivinizde muhafaza süresi ve muhafaza şartlarınız hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, arşivinizde evrakların muhafaza süreleri ve muhafaza koşullarını (örn. güvenliğin sağlanması, yangın, su baskını vb. durumlara karşı önlemler) anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Gümrük idaresince aranan belgelerin saklanma ve arşivlenme şekilleri hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, gümrük idaresince aranan belgelerin saklanma ve arşivlenme şekillerini anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

İlgili personel arşiv sisteminizin nasıl çalıştığı konusunda bilgilendirilmekte midir? Bilgilendirilmekteyse, açıklayınız.

Cevabınızda, ilgili personelin arşivin çalışma sistemi hakkında bilgilendirilmesi usullerini anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 10:

Bilgi ve kayıtların arşivlenmesi ve bilgi kaybının önlenmesine yönelik yeterli ve uygun bir iş planlamasına sahip olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Firmanın arşivlenmiş kayıtlarının yok olması nedeniyle geçmişte yaptığı işlemlere ait kontrolün yapılamaması

2- Firma işlemlerine ait bilgilerin değiştirilerek gümrük idaresinin yanıltılması

Sorular

Açıklama

Son bir yıl içerisinde belgelere izinsiz erişim ile ilgili ihlal yaşandı mı? Böyle bir ihlal olasılığını bertaraf edecek önlemler aldınız mı? Açıklayınız.

Cevabınızda, son biryıl içerisinde belgelere izinsiz erişim veya belge kaybı yaşanıp yaşanmadığını ve elektronik veya manuel sisteminizde belgelere izinsiz erişim ile ilgili ihlalleri önlemeye ilişkin tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşya hareketlerine ilişkin ayrıntılı bilgilere erişim yetkisi hangi kişi ve birimlere verilmiştir? Açıklayınız.

Cevabınızda, eşya hareketlerine ilişkin ayrıntılı bilgilere erişime yetkili kişi, birim, çalışma grubu gibi unsurları ve erişimi nasıl kısıtladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşya hareketlerine ilişkin bilgileri değiştirmeye hangi kişi ve birimler yetkilidir? Bu değişiklikler kayıt altına alınmakta mıdır? Alınmakta ise, açıklayınız.

Cevabınızda, eşya hareketlerine ilişkin bilgileri değiştirmeye yetkili kişi ve birimler ile bu değişikliğin nasıl gerçekleştirilebildiği ve değişiklik kayıtlarının nasıl tutulduğuna ilişkin bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

3. EMNİYET VE GÜVENLİĞE İLİŞKİN İŞLEMLER

GÖSTERGE 11:

Yetkilendirilmiş yükümlü sertifikası kapsamındaki faaliyetlerle ilgili olarak kullanılacak binaların izinsiz giriş ve sızmaları önleyecek nitelikte olması ve tesislere ilişkin genel güvenlik tedbirlerini almış olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Eşyanın ve eşyaya ilişkin kayıtların firma yönetiminin tasarrufu dışında müdahaleye maruz kalması

Sorular

Açıklama

Düzenli aralıklarla firmanızın güvenliğine ve tesislerinizin kendine özgü durumuna ilişkin risk analizi yapılmakta mıdır? Yapılıyor ise, analiz sonuçlarının fiili güvenlik tedbirlerine yansıtılmasına ilişkin düzenlemeleriniz var mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, firmanızın güvenliğine ve tesislerinizin kendine özgü durumuna (örn. coğrafi konumu, şehir merkezine uzaklığı, etrafında risk oluşturabilecek diğer tesisler vb.) ilişkin risk analizi nasıl ve ne sıklıkla yaptığınızı, ilave hangi güvenlik tedbirlerini aldığınızı emniyet ve güvenlik ile ilgili talimatlarınızı ilgili kişilere nasıl aktardığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tesislerinizin dış sınırları ne şekilde korunmaktadır? Açıklayınız.

Cevabınızda, tesislerinize izinsiz giriş-çıkışları önlemeye yönelik dış sınırlarınızda aldığınız tedbirleri (fiziki engel ve izleme önlemleri) anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Gümrük işlemleri ile ilgili binalarınız kaçak girişleri engelleyebilecek malzemeden mi inşa edilmiştir? Açıklayınız.

Cevabınızda, gümrük işlemleri ile ilgili binaların inşa edildiği malzeme konusunda bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Bünyenizde bir güvenlik birimi var mıdır? Birimin yapısını ve kapsamını açıklayınız.

Cevabınızda, güvenlik ihtiyacınızı nasıl bir yapılanma ile giderdiğinizi, bu ihtiyacınızı giderirken izlediğiniz yöntemlerinizin ve güvenlikle ilgili danışma mekanizmalarınızın yapısını ve kapsamını anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tesisinizde ihtiyaç duyduğunuz güvenlik personeli sayısını nasıl belirlemektesiniz? Bu güvenlik personelinin çalışma usullerini açıklayınız.

Cevabınızda, tedarik zincirinin güvenliğini sağlamak için kullandığınız güvenlik personeli miktarını nasıl belirlediğinizi ve güvenlik personelinin çalışma esaslarını açıklamanız beklenmektedir.

Cevap:

Bir kamu kuruluşu ya da merci tarafından daha önceden tesis güvenliği konusunda tasdik edildiniz mi? Bu konularda sertifikasyon taleplerinizi nasıl gerçekleştirmektesiniz? Verilen direktiflerin uygulamaya konulması hususlarında usulleriniz var mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, tesis güvenliği konusunda kamu kuruluşlarından (örn. gümrük, emniyet, belediye, vb.) yardım alma ve sertifikasyon talebinde bulunma konusunda yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Çalışanlarınızın tesis içinde kimliklerini tespit eden bir uygulamanız veya bir kontrol düzenlemeniz ? (sürekli görünebilir kimlik kullanımı, kartlı okuma sistemi, asansörde yetkiye göre katlara erişim vb.) ile güvenlik kurallarını çalışanlarınıza aktarma usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, personelinizin tesisiniz içinde kimliklerini tespit eden uygulamalarınızı, çalışanlarınızın çeşitli bölgelere erişimlerini nasıl takip ettiğinizi ve güvenlik kurallarını çalışanlarınıza nasıl aktardığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Ziyaretçilerinizin tesis içerisinde çeşitli bölgelerine erişimini kısıtlayan, giriş çıkışlarını kontrol altına alan bir sisteminiz veya bunlardan farklı bir kontrol usulünüz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, ziyaretçilerin tesisinizdeki bölgelere erişimini nasıl takip ve kontrol ettiğinizi anlatmanız beklenmektedir

Cevap:

Firmanıza gelen ziyaretçilere güvenlikle ilgili hususları ve dikkat etmeleri gereken konuları aktarma usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Firmanızın, gelen ziyaretçilere tesise girişleri sırasında güvenlikle ilgili uymaları gereken kuralları aktarma usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kişi, taşıt ve kişisel kargoların tesislere giriş izinlerini hangi kriterleri dikkate alarak vermektesiniz? Açıklayınız.

Cevabınızda, kişi, taşıt ve kişisel kargoların tesislere giriş izninin nasıl bir değerlendirme sonucu verildiğini anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Firma personeli, ziyaretçiler ve bunların taşıtlarının tesislere tüm giriş-çıkış noktalarından giriş ve çıkışları hangi usullerle kontrol edilmektedir (kimlik kontrolü, kartlı giriş çıkış kaydı, fiziki kontrol işlemleri, x-ray vb.)? Açıklayınız.

Cevabınızda, personelin, ziyaretçilerin ve bunların taşıtlarının tesislerinizin giriş-çıkış noktalarından giriş ve çıkışlarını nasıl kontrol ettiğiniz ve giriş-çıkış yapan kişi ve taşıtları nasıl ayırt ettiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tesislere yetkisiz girdiğinden şüphelenilen kişi ve araçların tespiti, ihbarı ve gerekli müdahalenin gerçekleştirilmesi için herhangi bir usulünüz var mıdır? (örn. talimatname, acil durum telefon/telsiz hattı, çeşitli duyurular vb.) Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, tesislere izinsiz giriş olması halinde şüpheli kişi ve araçlara ilişkin nasıl işlem gerçekleştirdiğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

İdari binalara ait bütün pencereler, kapılar, dış duvarlar ve güvenlik altına alınması gereken yerler (bilgi-işlem odası, , yönetim odası, arşiv odası vb.) gözetleme veya kontrol tedbirleri ile takip edilmekte midir? (düzenli kontrol, hırsızlığa karşı alarm sistemleri ya da iç/dış kapalı devre kamera sistemleri vb.) Edilmekteyse, açıklayınız.

Cevabınızda, idari binalarınıza giriş-çıkış yapılabilecek noktaların nasıl güvenlik altına alındığını anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kapı ve pencereler ile iç ve dış girişler hangi tür kilitleme mekanizmalarına sahiptir? Bu mekanizmalara veya standart/elektronik anahtarlara erişim ve düzenli envanter kontrolü yapılması konularındaki usullerinizi açıklayınız.

Cevabınızda, kilitleme mekanizmalarınız, bunların kontrolü ve anahtarlara erişim yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Aydınlatmanız, yapılan işin niteliğine ve güvenlik tedbirlerinin uygulanmasına elverişli midir? Açıklayınız.

Cevabınızda, tesisinizin aydınlatma yöntemleri, ve aydınlatmanın niteliğine ilişkin bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Tesislerinizde güvenlik amacıyla kullanılan cihazlar amaçladıkları güvenlik düzeyini karşılayabilecek nitelikte midir? Açıklayınız.

Cevabınızda, güvenlik amacıyla kullanılan cihazların (örn. Kameralar, elektronik kayıt sistemleri, gps cihazları, x-ray cihazları, metal dedektörleri vb.) niteliklerini ve bu nitelikleri kaybetmeleri (bozulmaları, çalışmamaları, işlevsiz oldukları düşünüldükleri için kullanılmalarına devam edilmemesi, baypas edilmeleri vb.) durumunda uygulayacağınız usulleri anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tüm güvenlik unsurlarınız düzenli olarak sabotaj, hasar veya bozulmalara karşı kontrol edilmekte ve onarılmakta mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, güvenlik unsurlarınızın (aydınlatma, kamera, alarm, çit vb.) kontrolünü nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Son bir yıl içerisinde tesis sınırlarıveya çevresinde tesis güvenliğiyle ilgili sorun yaşandı mı? Böyle bir sorun olasılığında alınacak önlemlere ilişkin düzenlemeleriniz var mı? Açıklayınız.

Cevabınızda, son bir yıl içerisinde tesis sınırlarıve çevresinde tesis güvenliğiyle ilgili sorun yaşanıp yaşanmadığını, tesis güvenliği ile ilgili olayların incelenmesi ve eksikliklerin giderilmesine ilişkin yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 12:

Yükleme yerlerine, sevkiyat sahalarına, kargo bölümlerine ve taşıma araçlarına yetkisiz girişleri önlemek üzere uygun erişim kontrol tedbirlerini almış olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Güvenli alanda bulunması nedeniyle gümrük gözetimi altına alındığı kabul edilen eşya üzerindeki gözetimin etkisiz kılınması

2- Eşya üzerinde izinsiz tasarrufta bulunulması

Sorular

Açıklama

Yükleme yerlerinde, sevkiyat sahalarında ve kargo bölümlerinde son bir yıl içinde güvenlikle veya eşya ile ilgili sorun ve kazalar yaşandı mı? Sorun ve kazaların yaşanma olasılığında alınacak önlemler hakkında düzenlemeleriniz var mı? Açıklayınız.

Cevabınızda, yükleme yerlerinde, sevkiyat sahalarında ve kargo bölümlerinde tesis veya eşya ile ilgiligüvenlik sorunlarını ve kazaları tespit etmeye ve önlemeye ilişkin tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Yükleme yerlerinin, sevkiyat sahalarının ve kargo bölümlerinin bütün iç ve dış pencereleri, kapıları, bahçe duvarları ve güvenliği sağlanmış bölgeleri ile depolar gözetleme veya kontrol tedbirleri ile takip edilmekte midir? Ediliyorsa, açıklayınız.

Cevabınızda, eşyanın depolandığı ve taşıma araçlarına yüklendiği-boşaltıldığı yerleri nasıl takip ettiğinizi ve güvenliğini nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Çalışanların veya ziyaretçilerin özel araçlarının, tesislerin güvenlik açısından hassas bölgelerinin yakınında park etmesini engellemek amacıyla gözetim işlemleri uygulanmakta mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, özel taşıt araçlarının eşyaya yaklaşmasını engellemek için nasıl tedbirler aldığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşya ve personelin güvenlik açısından hassas alanlara izinsiz olarak girip çıkmaması için ne tür kontrol tedbirleri uyguluyorsunuz? Açıklayınız.

Cevabınızda, eşya ve personelin güvenlik açısından hassas alanlara (depolama, yükleme/boşaltma alanları, bilgi işlem odaları, kayıtların tutulduğu yerler vb.) giriş-çıkışına ilişkin tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşyanın yüklenmesinin/boşaltılmasının kontrol yapılamayan bir bölgede gerçekleştirilmesinin önlenmesi için usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, eşyanın taşıt aracına yüklenmesi/boşaltılmasının kontrolsüz bir alanda yapılmasını nasıl engellediğinizi ve eşyanın yükleme/boşaltmasının mücbir sebeplerle (taşıma aracının güzergah üzerinde kaza yapması, arızalanması vb. durumlar) kontrolsüz bir alanda yapılması halinde nasıl tedbirler aldığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Konteyner harici dorse veya taşımaya yönelik benzeri araçlarınfiziki yapısı (çadır, halat, kafes, kasa, şasi, kaporta vb.) kapıları ve kilit mekanizmalarını da içerecek şekilde kontrol edilmesi hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, taşıma araçlarının izinsiz giriş çıkışları engelleyecek sağlam halde bulunduğunun kontrolünü nasıl yaptığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Taşımalarınızda konteyner kullanılıyorsa, ,yükleme öncesi Yedi Noktalı Kontrole (ön taraf, sağ taraf, sol taraf, zemin, tavan, iç/dış kapılar ve şasi) uygun olarak, yapılan kontrolleri hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, yükleme öncesi konteynerlerin “Yedi Noktalı Kontrole” veya daha detaylı bir kontrole nasıl tabi tuttuğunuzu anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 13:

Herhangi bir eşyanın değiştirilmesini, kaybını veya yabancı eşya eklenmesini önleyecek tedbirleri almış olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Sevkiyatlara firma bilgisi dışında yasadışı eşya eklenmesi

2- Sevkiyatlardan firma bilgisi dışında eşya çıkartılarak veya değiştirilerek kaçakçılık yapılması

3- Eşyanın firmanın iradesi dışında zayi olması

Sorular

Açıklama

Üretim sürecinizde izinsiz kişilerin eşyaya erişimini engelleyen güvenlik tedbirleri mevcut mudur? Mevcutsa, açıklayınız.

Cevabınızda, üretim süreci esnasında yetkisiz kişilerin üretim sürecine müdahalede bulunmasını nasıl engellediğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Yüksek kıymetli ve tehlikeli eşyanın diğer eşyalardan ayrı işlem görmesi için usulleriniz bulunmakta mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, yüksek kıymetli ve tehlikeli eşyanın diğer eşyadan ayrılması için aldığınız önlemleri anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşya veya kişilerin, yükleme sonrasında, izinsiz olarak nakliye sürecine dahil olmasını önlemek için usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, taşıta yüklenen eşyanın kayıt ve belgeleriyle uyumunu nasıl kontrol ettiğinizi, kayıtlarda yer almayan eşyanın taşınmasını nasıl engellediğinizi ve benzeri tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşyanın teslimi ve tesellümü sırasında, taşıma belgelerinin kontrolü, kargonun teslimi sırasında fiziki kontrollerinin sağlanması (ör. Eşyanın sayılması, karşılaştırılması, tartılması vs.) (eğer eşya mühür altındaysa ve başka bir taşıma aracına yüklenmeyecekse, fiziki sayıma gerek yoktur) ve teslime ilişkin belgelerin alınması konularında düzenlemeleriniz var mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, eşyanın teslimi ile ilgili fiziki kontrollerinizi (sayım, tartım, teslim/tesellüm vb.) ve taşıma belgelerindeki bilgiler ile uyumunun kontrolünü nasıl yaptığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Mühürlerin takılıp çıkartılması, mühürlerin sağlamlığı ve yetkili kişiler tarafından tatbik edildiğini kontrol etmekte misiniz? Etmekteyseniz, açıklayınız.

Cevabınızda, mühür kontrolleri ve kontrolleri yapacak kişilerin belirlenmesi ile mührün kırılması halinde izlediğiniz yöntemleri anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Taşıma vasıtalarındaki potansiyel zula alanlarının düzenli olarak kontrol edilmesine ilişkin usulleriniz bulunmakta mıdır? Açıklayınız.

Cevabınızda, kendinize veya hizmet aldığınız firmalara ait taşıma vasıtalarındaki potansiyel zula yerlerinin (örn. Kabin, tekerlek üstü, döşeme içi, far arkası vb.) kontrolünü nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Araçla ilgili görevlilerin, güzergah boyunca aracın durup yanından ayrılınan her noktada, kalkış öncesi aracı kontrol etmesi ve gerçekleşen vakaları ivedilikle bildirmesi hususlarında eğitilmesine ilişkin yazılı kurallarınız var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, taşıma sırasında aracın konaklama yapması sonrası kontrolü nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Üçüncü bir kişi tarafından, eşya üzerinde yapılan işlemlerde müteselsil sorumluluğun belirlenmesi hususunda usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, üçüncü kişilerin (örn. Ro-Ro işletmecisi, elleçleme yapan taşeron firma, acente, serbest bölge işleticisi, liman işletmecisi, ambalajlama, kısmi işleme, yıkama, test etme vb.) eşyanın güvenliği hususunda sorumluluğunu nasıl sağladığınızı ve müteselsil sorumluluğun belirlenmesi usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Aşağıdaki konular hakkında yazılı usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

(i) Sevkiyat hareketlerinin devamlı surette izlenmesi,

(ii) Mümkün olduğu durumlarda, eşyanın liman/havalimanından çıkana ve tesislere girene kadar, bu süreçte depolandığı yerler de dahil olmak üzere, kontrol altında tutulması,

(iii) Liman ve havalimanında ihracat kargosunun taşıma aracına yüklenmesinin izlenmesi,

(iv) Liman ve havalimanında ithalat kargosunun taşıma aracına yükleninceye kadarki sürecin ve yüklenmesinin izlenmesi.

Cevabınızda, sevkiyatın tesisiniz dışında izlenmesi, liman-havalimanı gibi son çıkış noktalarındaki kontrolyöntemlerinizi soruda belirtilen her madde için ayrı ayrı olarak anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tesisleriniz içinde, yetkisiz kişi ve/veya sevkiyat dışı eşyanın, yetki ve sorumluluğunuz kapsamındaki taşıma vasıtalarına(kamyon, dorse, treyler, konteyner vb.) ve kargolara girişini ve/veya müdahalesini önlemeye yönelik usulleriniz hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, tesisiniz içinde bulunan ve sevkiyat süreci içinde olmayan taşıma vasıtalarına dışarıdan müdahaleleri önlemeye yönelik tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Yetkilendirilmiş Yükümlü olan firma tesisleri dışındaki yerlerde, yetkisiz kişi ve/veya sevkiyat dışı eşyanın, yetki ve sorumluluğunuz kapsamındaki taşıma vasıtalarına (kamyon, dorse, treyler vb.) girişini ve/veya müdahalesini önlemeye yönelik usulleriniz hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, Yetkilendirilmiş Yükümlü olan firma tesisleri dışında bulunan ve sevkiyat süreci içinde olmayan taşıma vasıtalarına dışarıdan müdahaleleri önlemeye yönelik tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kullandığınız yükleme ve depolama alanlarında kendinize ait veya hizmet verdiğiniz eşya, başka firmaların eşyası ile bir arada tutuluyorsa, bu eşyaların fiziki olarak birbirine karışmamasını sağlayacak taşıma, depolama, yükleme/boşaltma vb. usulleriniz ile yükleme ve depolama alanlarını kullanan diğer firma çalışanlarının eşyanıza kontrolsüz müdahalesinin engellenmesine yönelik usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, üzerinde birbirinden ayırt edilmesini sağlayacak kadar emaresi bulunmayan, farklı firmalara ait eşyanın; depolama, taşıma, yükleme/boşaltma gibi durumlarda fiziki olarak birbirine karışmaması için aldığınız tedbirleri ve diğer firma çalışanlarının eşyanıza müdahale etmesi hususunda nasıl bir usul izlediğinizi anlatmanız beklenmektedir.

(Niteliği aynı olan eşyanın, tedarikçisi, kıymeti ve menşesi dahil olmak üzere kayıtlarda ayrıştırılabilmesi şartı ile, aynı stok havuzunda fiziken yer almasında, aynı depoda bulunmasında, aynı araçta taşınmasında veya aynı yükleme/boşaltma alanında işlem görmesinde bir sakınca yoktur)

(Niteliği aynı olan eşya: fiziksel özellik, kalite ve tanındığı özellikleri dahil olmak üzere her hususta aynı olan eşyadır)

Cevap:

GÖSTERGE 14:

Eşyanın konulması için uygun görülen yerleri gümrüğün denetimini kolaylaştıracak şekilde düzenlemiş olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Eşyanın gümrük idaresince yeterli düzeyde denetlenememesi

Sorular

Açıklama

Eşyanın depolandığı ve incelemesinin gerçekleştirileceği alanlardaki koşul ve olanaklar hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda,

eşyanın depolandığı ve incelemesinin gerçekleştirileceği alanlardaki özellikle havalandırma, aydınlatma, rampa, altyapı, yardımcı personel hakkında ve

yerinde gümrükleme izni, izinlı gönderici ve/veya izinli alıcı yetkilerinin talep edilmiş olması halinde, ilaveten muayene ve numune alma teçhizatı gibi unsurlar ile denetimi kolaylaştırıcı diğer unsurlar hakkında bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 15:

Yasaklama ve kısıtlamalara tabi eşya söz konusu ise, bunlara ilişkin ithalat ve/veya ihracat lisanslarıyla ilgili işlemleri takip edecek ve bu kapsamdaki eşyayı diğer eşyadan ayıracak bir iş akışını oluşturmuş olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Hassas nitelikteki eşyanın gümrük işlemlerinin gerekli incelemeler yapılmadan ve izinler alınmadan tamamlanması

2- Vergi ve diğer mali yükümlülüklerin eksik ödenmesi veya hiç ödenmemesi

Sorular

Açıklama

Herhangi bir kamu kurumundan alınan lisans, izin, uygunluk belgesi gibi ithalat/ihracat kontrolleri ve/veya ürün güvenliği ve denetimi uygulamalarına veya Destekleme Fiyat İstikrar Fonu (DFİF) kesintisine tabi eşya ticareti yapmakta veya bu tip eşyaya hizmet sunmakta iseniz, bu uygulamalara ilişkin yeterli başvuru takip, teyit usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız

Cevabınızda, ticaret politikası önlemlerine tabi eşyaya ilişkin edinilmesi gereken izin ve belgeleri nasıl takip ve kontrol ettiğiniz ile personelinizin bu hususlarda yetkinliğini nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Ek mali yükümlülüğe, dampinge karşı vergiye veya telafi edici vergiye tabi eşya ticareti yapmakta veya bu tip eşyaya hizmet sunmakta iseniz, bu eşyanın gümrük işlemlerinin kontrolüne ilişkin yeterli kurum içi düzenlemeniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, haksız rekabetin önlenmesi tedbirlerine tabi eşyaya ilişkin işlemleri nasıl takip ve kontrol ettiğiniz ile personelinizin bu hususlarda yetkinliğini nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Kotaya, tarife kontenjanına, ithalatta gözetim uygulamasına tabi eşya ticareti yapmakta veya bu tip eşyaya hizmet sunmakta iseniz, bu eşyanın gümrük işlemlerinin kontrolüne ilişkin yeterli kurum içi düzenlemeniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, kotaya, tarife kontenjanına, ithalatta gözetim uygulamasına tabi eşyaya ilişkin işlemleri nasıl takip ve kontrol ettiğiniz ile personelinizin bu hususlarda yetkinliğini nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Ambargoya tabi eşya ticareti yapmakta veya bu tip eşyaya hizmet sunmakta iseniz, bu eşyanın gümrük işlemlerinin kontrolüne ilişkin yeterli kurum içi düzenlemeniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, ambargoya tabi eşyaya ilişkin işlemleri nasıl takip ve kontrol ettiğiniz, personelinizin bu hususlarda yetkinliğini nasıl sağladığınız ve ambargoya tabi ülkeye eşyanın sevkinin engellenmesine ilişkin nasıl tedbirler aldığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Yukarıda sayılan nitelikteki eşya ile ilgili mevzuat değişikliklerini ilgili personeline düzenli olarak duyuru usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, ticaret politikası önlemleri ve haksız rekabetin önlenmesi uygulamaları ile ambargoya tabi ülkelerle ticaret konusundaki mevzuat değişikliklerini personelinizin bilmesini nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Lisans, izin gibi uygulamaların yenileme işlemleri düzenli olarak yapılması usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, lisans, izin gibi uygulamaların yenilenmesi ve takibine ilişkin yöntemlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 16:

Uluslararası arz zincirinin güvenilirliğinden emin olunmasını sağlamak amacıyla, iş yaptığı kişi ve firmaların kimliklerinin açıkça tespit edilmesi ve bu kişi ve firmaların uygun emniyet ve güvenlik tedbirleri aldıklarının kontrolüne yönelik önlemleri almış olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- İş yaptığı kişi ve kuruluşların eylem ve tasarruflarının, firmayı iradesi dışında gümrük mevzuatını ihlal eder duruma düşürmesi

Sorular

Açıklama

İş yaptığınız kişi ve kuruluşları seçerken ne gibi hususları göz önünde bulundurduğunuzu ve bu hususlara ilişkin usulleriniz ile iş ortaklarınızın işlemlerini nasıl kontrol ettiğinizi açıklayınız.

Cevabınızda, iş ortaklarınızı seçerkenortağınızın ticari geçmişi, güvenlik kayıtları, tedarik zincirinin güvenliği ile ilgili sertifikaları, ISO veya diğer standardizasyon belgeleri, personeline verilen eğitimler, bağımsız denetim raporları vb. unsurları dikkate alan usullerinin bulunup bulunmadığını anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşyaya ilişkin bir hizmet alıyorsanız (taşıma, elleçleme, depolama vb.), söz konusu firmanın güvenilirliğine ilişkin ön inceleme yapmaya ilişkin usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, eşyaya ilişkin hizmet aldığınız firmadan güvenlikle ilgili hangi koşulları yerine getirmesini beklediğinizi ve buna ilişkin usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Eşyaya ilişkin bir hizmet (taşıma, elleçleme, depolama vb.) veriyorsanız, hizmet vereceğiniz firmanın güvenilirliğine ilişkin yeterli ön inceleme yapmaya ilişkin usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, hizmet verdiğiniz firmadan güvenlikle ilgili hangi koşulları yerine getirmesini beklediğinizi ve buna ilişkin usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

İş yaptığınız kişi ve kuruluşlarının tedarik zincirinizin güvenliğine dair gerekleri ne ölçüde yerine getirdiğine ilişkin hangi çalışma yöntemini benimsemektesiniz? Açıklayınız.

Cevabınızda, iş ortaklarınızın tedarik zincirinizin güvenliğini karşılamada sorumlu olmalarını nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.(örn: yazılı veya elektronik bir onay, sözleşme hükümleri, üst düzey yöneticilerden alınan bir taahhüt belgesi, gümrük mevzuatına uyuma ilişkin yazılı bir taahhüt veya kendi belirlediğiniz tedarik zinciri güvenliği standartlarının karşı firmaca kabul edilmesi yolu vb.)

Cevap:

Düzenli olarak iş ortaklarınızla gümrük mevzuatına uyum konusunda istişarelerde bulunmakta ve bu istişareler sonucunda gerekli tedbirleri almakta mısınız? Almaktaysanız, açıklayınız.

Cevabınızda, iş ortaklarınızla gümrük kurallarına uyum konusunda işbirliğini nasıl gerçekleştirdiğinizi ve ortak tedbirlerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Sevkiyatı taşıyan veya teslim alan kişi/sürücünün kimliği hakkında kargo teslim alınmadan önce bilgi sahibi olunması usulleriniz hakkında bilgi veriniz.

Cevabınızda, eşyanın teslimi sırasında yabancı kişilerin müdahil olmasını engellemek için nasıl tedbirler aldığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Çalıştığınız bilişim firmasının personelinin yazılımlarınıza erişimini düzenleyen usulleriniz var mıdır? Varsa, açıklayınız.

Cevabınızda, dışarıdan hizmet aldığınız bilişim firması personelinin kayıtlarınıza müdahalesini nasıl önlediğinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 17:

Mevzuatın izin verdiği ölçüde, güvenlik açısından hassas pozisyonlarda görev yapacak çalışanları hakkında işe başlama öncesi ve sonrasında periyodik olarak güvenlik araştırması yapıyor olmak ile firmada çalışanlardan kaynaklı ortaya çıkabilecek risklere karşı güvenlik tedbirleri alıyor olmak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Çalışanlarının eylem ve tasarruflarının, firmayı iradesi dışında gümrük mevzuatını ihlal eder duruma düşürmesi

Sorular

Açıklama

Eşya hareketleri, güvenlik, kayıtlar, depolama, yükleme/boşaltma, sipariş yönetimi, eşyanın sevkiyata hazırlanması ile ilgili bölümlerde çalışanlar ile idari amirler gibi hassas pozisyonlarda bulunan daimi/geçici personel ve tesislerde çalışan taşeron firma personelinin, işe başlamadan önce adli kayıtlarına ek olarak iş geçmişi hakkında inceleme yapmakta ve bu kayıtları saklamakta mısınız? Açıklayınız.

Cevabınızda, hassas noktalarda görev yapacak personeli seçerken hangi kriterleri aradığınızı ve hangi araştırmaları yaptığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

101. Sorudaki incelemeyi belirli dönemlerde tekrarlamakta mısınız? Tekrarlamaktaysanız, hangi sıklıkla yaptığınızı belirtiniz.

Cevabınızda, 101. sorudaki incelemeyi hangi sıklıkta ve hangi kapsamda tekrarladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Tesislerinizde çalışacak taşeron firmalarla güvenlik konularında yazılı taahhütname imzalamakta mısınız? İmzalamaktaysanız, bu taahhütnamelerde hangi güvenlik kriterleri yer almaktadır? Açıklayınız.

Cevabınızda, hizmet aldığınız firmaların personelinin tesislerinizde güvenlik konularında sorumluluğunu nasıl sağladığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

Personelinizin işten ayrılması ya da işten çıkarılması halinde, fiziki ya da elektronik her türlü kaçak girişi imkânsız hale getirecek tedbirler almakta mısınız? Açıklayınız.

Cevabınızda, işten ayrılan personelinize ilişkin izinleri nasıl sonlandırdığınızı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

İşten ayrılmasını olası gördüğünüz ve işten ayrılacağını önceden bildiren personelinizle alakalı ne gibi güvenlik tedbirleri almaktasınız? Açıklayınız.

Cevabınızda, işten ayrılacağını

bildiren,

bildirmeyen ancak firmanızca tahmin edilen veya

firma tarafından işten çıkarılması öngörülen

personele ilişkin ne gibi tedbirler aldığınızı her bir durum için ayrı ayrı anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

GÖSTERGE 18:

İlgili personelinin arz zinciri güvenliğiile ilgili eğitim programlarına aktif olarak katılımını sağlamak

İLGİLİ RİSKLER:

1- Çalışanların tedarik zinciri güvenliği ile ilgili yeteri kadar bilgi sahibi olmaması nedeniyle eşya hareketine dışarıdan gelen müdahaleleri fark edememesi

2- Yangın, hırsızlık, gasp, doğal afet ve çevre felaketi vb. durumlarda izlenecek usuller hakkında yeterince bilgi sahibi olunmaması nedeniyle firma envanterinde yer alan eşyanın zayi olduğu kisvesiyle yasadışı faaliyete konu olması

3- Hırsızlık, gasp, insan kaçakçılığı, eşya kaçakçılığı vb. hususların meydana gelme risklerinin tespit edilememesi nedeniyle gerekli tedbirlerin alınamaması

Sorular

Açıklama

Eğer eşyaya ilişkin hizmet veren bir firma iseniz, eşyanın nakli sırasındaki eşya ve taşıma vasıtasının güvenliği ile acil durumlarda ne yapılması gerektiği hususlarında sürücülere eğitim verilmekte midir? Verilmekteyse, eğitim yöntemlerini açıklayınız.

Cevabınızda, sürücülere eşyanın nakli sırasındaki eşya ve taşıma vasıtasının güvenliği ile acil durumlarda ne yapılması gerektiği konularında verdiğiniz eğitimin kapsamı ve sıklığı hususlarında bilgi vermeniz beklenmektedir.

Cevap:

Acil durum tatbikatları yapmakta mısınız? Yapmaktaysanız, açıklayınız.

Cevabınızda, güvenlik ve eşyaya müdahale ile ilgili acil durum tatbikatları ile ilgili usullerinizi, katılım kapsamını ve sıklığını anlatmanız beklenmektedir.

Cevap:

İlgili personelin şüpheli eşyayı ve/veya olayları tespit edebilmesi için ne gibi eğitim programlarına ve/veya eğitim malzemelerine, danışmanlık hizmetine vb. başvurmaktasınız? Açıklayınız.

Cevabınızda, personelinize şüpheli durumları tespiti için ne kapsamda eğitim verdiğinizi ve diğer kurumlardan destek alma usullerinizi anlatmanız beklenmektedir.

Cevap: