Hazırlayan: Yasemin ŞENTÜRK

Uludağ Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü

Yerel Transit Koordinatörü

y.senturk@gtb.gov.tr 23.08.2016

NCTS İşlemleri Takibinde Önemli Hususlar

Bilindiği üzere Türkiye 1 Aralık 2012 tarihinde Ortak Transit Sözleşmesine taraf olmuş ve NCTS uygulaması kullanılmaya başlanmış, söz konusu sistem ilk bir yıl deneme ve uyum süreci tanınması amacıyla sadece ulusal transit beyannamelerinde kullanıma açılmış, 1 yıllık deneme ve uyum sürecinden sonrasında ise ulusal beyannamelere ek olarak uluslararası beyannamelerde de kullanılmaya başlanmıştır.

Ortak transit rejimi kapsamında düzenlenen uluslararası beyannameler kapsamı eşya, ortak transite taraf olan ülkeler arasında gümrük vergileri askıya alınarak taşınmakta ve bir taraf ülkede açılan transit beyannamesi, o beyanname için verilen teminat, yapılan kontrol ve muayene sonuçları, tanınan basitleştirmeler, vs. diğer taraf ülkelerde de geçerli olmaktadır. Beyanın sunulmasından rejimin ibrasına kadar tüm süreçte taraf ülkelerin gümrük idareleri NCTS üzerinden elektronik olarak mesajlaşmakta ve bilgi alışverişinde bulunmaktadır. (Ve gerektiğinde asıl sorumluyla da). Çeşitli nedenlerle sistem üzerinden iletişim kurulamadığı veya sistemin yeterli gelmediği durumlarda ise her ülkenin kendi diline de çevrilmiş olan çeşitli matbu kağıt formlar (TC Formlar) kullanılmaktadır.

NCTS işlemlerinin takibi, ulusal transit beyannameleri için de önemli olmakla birlikte, ortak transit rejiminde uluslararası transit beyannameleri söz konusu olduğundan ve muhatap gümrük idareleri yurt dışı gümrük idareleri olduğundan, işlemlerin düzgün ve zamanında takip edilmesinin önemi artmıştır ve Bakanlığımız Gümrükler Genel Müdürlüğünden alınan talimatlı yazılarda da sık sık vurgulanmaktadır.

Bu itibarla Müdürlük bünyesinde belirlenen yerel transit koordinatörlerince veya görevlendirilecek diğer personelce NCTS işlemlerinin sistemden düzenli olarak takip edilmesi gerekmektedir.

Bu konuda yapılması gereken ve dikkat edilmesi gereken hususlara ilişkin olarak ise, Gümrük Kanunu ve Gümrük Yönetmeliğinin transit rejimine ilişkin maddeleri, ilgili Genelge ve Tebliğler, Ortak Transit Rejimine ilişkin Sözleşme, Transit El Kitabı, NCTS kullanıcı kılavuzları ve muhtelif tasarruflu yazılardan yararlanılmalı,

Her türlü soru, sorun, bilgi ve doküman desteği ve karşılıklı bilgi alışverişi için Bölge Müdürlük Transit Şube Müdürlüğünden e-posta, telefon, Skype/Lync/Communicator, EBYS, vs. ile destek alınmalı,

İşlemlerin zamanında ve olması gerektiği gibi yürütülebilmesine engel teşkil eden sistemden kaynaklı veya mevzuatsal sorunlar veya yapılması uygun görülen düzenlemelerin tespit edilmesi halinde ise resmi yazı ile Bölge Müdürlüğüne bildirilmelidir.

Bu kapsamda öncelikle; transit servisinde görevli personele BİLGE sistemde verilen (verilmesi gereken) “Araştırma Tahsilat Usulleri Profili” yetkisi üzerinden takiplerin yapılması gerekmektedir.

“Hareket Gümrük İdaresinde Araştırma/Tahsilat” ve “Varış Gümrük İdaresinde Araştırma/Tahsilat” başlıkları altında listelenen beyannamelerin, NCTS işlemlerinde takip edilmesi gereken en öncelikli ve önemli liste olduğunun bilinmesi, düzenli olarak kontrolünün yapılmasının ve gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesinin sağlanması ve bu kapsamda;

• “Hareket Gümrük İdaresinde Araştırma/Tahsilat” başlığı altında Müdürlüğünüzün hareket idaresi olarak işlem yaptığı ve takibi gereken beyannameler listelenmiş olduğundan ve beyannamenin ibrasından hareket idaresi sorumlu olduğundan, söz konusu beyannamelerin sistemden tarihçelerinin ve süreçlerinin kontrol edilerek takiplerinin yapılması,
• “Varış Gümrük İdaresinde Araştırma/Tahsilat” başlığı altında Müdürlüğünüzün varış idaresi olarak işlem yaptığı ve takibi gereken beyannameler listelenmiş olduğundan ve beyannamenin ibrasından sorumlu olan hareket idaresine varış idaresinin her türlü bilgi/belge ile ve zamanında yardım etmesi gerektiğinden, bu listede yer alan beyannamelerin de öncelikle sistemden tarihçelerinin ve süreçlerinin kontrol edilmesi ve akıbetlerinin araştırılarak takip edilmesi,

Gerekmektedir.

İşlem süreçlerine ilişkin olarak önemli ayrıntılar ise şu şekilde maddelenebilir:

1- NCTS'te düzenlenen transit beyanlarında idarenizin varış idaresi olarak işlem yaptığı ve idarenizce varışı haber edilerek ARR_ADV statüye gelmiş olan transit beyannameleri için 6 gün içinde olumlu/olumsuz kontrol sonuçlarının girilmesinin sağlanması, şayet bu süreye teknik veya başka nedenlerle uyulamıyor ise sebepleriyle birlikte Bölge Müdürlüğümüze bildirilmesi, 6 gün içinde girilemedi ise sürecin hassasiyetle takip edilmesi ve mümkün olan en kısa sürede girilmesinin sağlanması gerekmektedir.

2- Yukarda bahsi geçen ekranlarda listelenen beyannamelerin tarihçeleri beyanname sağ tıklanıp “tarihçeyi göster” seçilerek görülebilir. Açılan tarihçede “işlem tarihi” başlığı tıklanarak yapılan işlemler tarih sırasına göre sıralanabilir.

3- Araştırma Tahsilat Usulleri Profilinde “Araştırma/Tahsilat” tabı altında gösterilen tarihçe sadece beyanname araştırmaya düştükten sonraki süreci gösterdiğinden ve bazen önceki sürecinden de görülmesine gerek olabildiğinden (Örneğin; varışta ENQ_REQ [hareket idaresi araştırma başlatmış] olan bir beyannamenin varışı haber edilmediği için mi ENQ_REQ olduğu yoksa varışı haber edildiği halde kontrol sonucu girilmediği için mi ENQ_REQ olduğu bu şekilde anlaşılabilir), önceki süreçle ilgili tarihçe yine aynı profilde fakat bu defa en soldaki “Hareket Gümrük İdaresi” ve “Varış Gümrük İdaresi” tabları altında “LRN/MRN Bul”dan beyanname çağrılarak ve yine aynı şekilde “tarihçeyi göster” tıklanarak görülebilir.

4- Herhangi bir transit beyannamesine ilişkin olarak sistemde herhangi bir aşamada aksayan/geciken bir durum söz konusu olduğunda sistemdeki süre ölçerin çalışması sonucu sistem beyannameyi ENQ_REC statüye atarak bir sonraki işleme geçilmesi (B planına geçilmesi) yönünde gerekli tedbirlerin alınmasını teminen hareket idaresindeki kullanıcıyı uyarmaktadır.

Örneğin;

• Hareket idaresince verilen transit süre sınırı dolduğu halde varış idaresinden hala varış haberi gelmemiş ise,
• Varış idaresinden varış haberi gelmesine rağmen varış haberinden itibaren 6 gün geçtiği halde halen kontrol sonucu girilmemiş ise,
• Daha önceden hareket idaresince sistem üzerinden varış idaresi nezdinde araştırma başlatılmış fakat varış idaresi araştırmaya cevap vermesi gereken süre olan 28 gün dolduğu halde halen cevap vermemiş ise,
• Daha önceden hareket idaresince sistem üzerinden asıl sorumlu nezdinde araştırma başlatılmış fakat asıl sorumlu araştırmaya cevap vermesi gereken süre olan 28 gün dolduğu halde halen cevap vermemiş ise, Daha önceden hareket idaresince sistem üzerinden varış idaresi nezdinde veya asıl sorumlu nezdinde araştırma başlatılmış, varış idaresi veya asıl sorumlu araştırmaya cevap vermiş fakat hareket idaresi verilen cevabı görmemiş ve verilen cevaba göre gerekli işlemi süresi içinde yapmamış ise,

Gibi durumlarda sistem statüyü ENQ_REC statüye atacak ve hareket idaresine hatırlatmada bulunacaktır.

Bu itibarla; ENQ_REC statüde olan beyannamelerin mutlak suretle takip edilmesi, bu statüde olan her beyanname için sistemden direkt olarak varış idaresi nezdinde araştırma başlatılMAMAsı (sık yapılan bir hata olduğu gözlemlenmektedir), öncelikle sorunun ne olduğunun, beyanname kapsamı taşıma aracının Müdürlüğünüzden sevkinden sonra neden ve hangi aşamada ENQ_REC statüye düştüğünün anlaşılabilmesi, buna göre bir sonraki işleme karar verilebilmesi açısından mutlaka beyannamenin tarihçesinin kontrol edilmesi, sadece gerekiyor ise ve daha önce sistemden varış idaresi nezdinde araştırma başlatılMAmış ise sistemden araştırma başlatılması uygun olacaktır.

(Not: Sistemdeki süre ölçerin bazen hatalı çalıştığı, beyannameyi ENQ_REC statüye atması gerektiği halde atmadığı da zaman zaman gözlemlenmektedir ve takipler yapılırken bu durumun da dikkate alınması gerekmektedir.)

5- Şayet hareket idaresince varış idaresi nezdinde araştırma başlatılmış ise (ENQ_REQ) varış idaresi cevap verdiğinde statü değişmekte ve ENQ_NEG, ENQ_POZ veya ENQ_DUP olmaktadır. Fakat varış idaresi araştırmaya cevap verse dahi, sistemdeki aksaklıklar nedeniyle bazı durumlarda statü değişmeyebilmektedir. Bu nedenle statü değişmese dahi mutlaka "araştırma cevabı göster" seçeneğine tıklanarak cevap gelip gelmediğinin kontrol edilmesi yerinde olacaktır.

6- Hareket idaresince varış idaresi nezdinde araştırma başlatıldıktan sonra, bir önceki maddede açıklandığı üzere, varış idaresinin araştırmaya cevap verip vermediğinin "araştırma cevabı göster" seçeneği ile düzenli olarak takip edilmesi, bir sonraki işlemin süresi içinde ve alınan cevaba göre gerçekleştirilebilmesi açısından çok önemlidir. 28 gün içinde hiçbir cevap alınamaz ise veya 1 cevap koduyla yani “varışta bilinmeyen sevkiyat” olarak cevap alındı ise

ve halen eşyaların ve taşıma aracının akıbetine ilişkin bir bilgiye ulaşılmamış ise bu defa "bilgi talep et" seçeneği ile asıl sorumlu nezdinde araştırma başlatılabilecektir.

7- “Bilgi talep et” ile asıl sorumlu nezdinde araştırma başlatılmasıyla ilgili olarak; ilgili kaynaklarda asıl sorumlunun cevap vermesi için 28 gün süresinin olduğuna atıfta bulunulmakla birlikte sistem süreyi otomatik vermemektedir. Araştırma başlatılırken açılan pencerenin doldurulması sırasında süre manuel olarak belirlenmektedir ve sürenin 28 gün olarak belirlenmesi uygun olacaktır.

8- Asıl sorumlu nezdinde araştırma başlatılınca statü REQ_MOV olacak, verilen süre içinde cevap gelmezse sistem statüyü ENQ_REC yapacaktır (süre ölçer hatasız çalıştığında). Asıl sorumlu sistem üzerinden bir cevap verirse statü MOV_RSP olacaktır. Cevabın ne olduğu ise, beyannamenin tarihçesi sıralandığında MOV_RSP’nin olduğu satırdaki en soldaki mavili kutucuk tıklandığında görülebilmektedir fakat asıl sorumlunun evrak da sunması yerinde olacağından asıl sorumluya yazı da yazılması gerekebilir.

9- Varış idaresi olarak işlem yapılan bir beyanname için hareket idaresi araştırma başlatmış ise (yani varış idaresinde ENQ_REQ olan beyannameler) varış idaresinin 28 gün içinde cevap vermesi gerekmektedir. Cevap verirken öncelikle tarihçeden araştırma başlatılma sebebinin kontrol edilmesi;

1. Şayet varış idaresi varışı haber ettiği halde henüz Müdürlüğünce kontrol sonucu girilmemiş ve hareket idaresi bu nedenle araştırma başlatmış ise varış idaresinin en kısa sürede kontrol sonucunu girmesi yeterli olacaktır, ayrıca araştırmaya cevap vermesine gerek bulunmamaktadır çünkü kontrol sonucu girilince beyanname araştırma tahsilat sayfasından düşecektir.
2. Şayet varış idaresinin sistemden varışını haber etMEdiği bir beyanname için araştırma başlatılmış ise ;

• söz konusu beyanname kapsamında Müdürlüğünüzde yapılan herhangi bir işlem olmadığının anlaşılması durumunda 1 cevap koduyla (Varışta bilinmeyen sevkiyat / Statü ENQ_NEG olur),
• aynı beyannameye ait sistemde mükerrer kayıt oluştuğunun anlaşılması durumunda 2 cevap koduyla (Mükerrer Kayıt / Statü ENQ_DUP olur, mükerrer diğer kaydın ise iptal edilmesi gerekir),
• sistemin çalışmadığı ve kağıt usülde işlem yapıldığı durumlarda varış idaresince beyanname üzerinde işlem yapılmış ve akabinde teyit/iade nüshası hareket idaresine gönderilmek üzere postaya verildi veya verilecek ise 3 cevap koduyla (Teyit nüshası gönderildi / Statü ENQ_POZ olur),
• varış gümrük idaresinin söz konusu transit işlemine ilişkin tahsilat işlemlerini kendi ülkesinin yetkili makamlarına aktarılmasını önerdiği durumlarda ise 4 cevap koduyla (varışta tahsilat talebi / statü ENQ_NEG olur) cevap verilir.

10- Varış idaresi 1 cevap koduyla da cevap verse 4 cevap koduyla da cevap verse statü ENQ_NEG olacaktır. Hareket idaresi hangi cevap koduyla cevap verildiğini “araştırma cevabı göster” seçeneği ile görebilir.

11- 4 nolu cevap kodu genellikle, transit işlemi kapsamı aracın varış idaresinin ülkesinin gümrük bölgesine girdiğinin anlaşıldığı fakat varış idaresine gelmediğinin tespit edilmesi durumunda kullanılmaktadır. Söz konusu cevap kodu ile varış gümrük idaresi, ilgili transit işlemine ilişkin tahsilat işlemlerini kendi ülkesinin yetkili makamlarına aktarılmasını önerdiği/teklif etmektedir, cevap beklemektedir ve hareket idaresinin cevap vermesi gerekmektedir. Hareket idaresinin cevap verirken esas alması gereken en önemli husus, serbest bıraktığı aracın kendi ülkesinin gümrük bölgesinden gerçekten çıkıp çıkmadığı bilgisinin tespit edilmesidir. Resmi olmamakla birlikte MRN Follow Up "http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/tra/transit_home.jsp?Lang=en" linkinden MRN bölümüne uluslararası transit beyannamesinin numarası girilerek sınır geçişi kaydı bulunup bulunmadığı kontrol edilebilir, kesin bilgi için çıkış gümrük idaresiyle iletişime geçmek gerekebilir.

12- Hareket gümrük idaresi, başlattığı araştırmaya “varışta tahsilat talebi” olarak bir cevap aldığında, bir önceki maddede ifade edildiği şekilde araştırma yapmalı ve “tahsilat kabulü” seçeneğinden varış idaresinin önerisini kabul veya red etmelidir. “Tahsilat Onaylandı” diye de bir seçenek de bulunmakta olup bununla kesinlikle karıştırılmaması gerekmektedir; çünkü bu seçenek şayet hareket idaresi resen tahsilat yapma kararı aldıysa ve tahsilat sürecini başlatacaksa kullanılmaktadır. Dolayısıyla varış idaresinin “varışta tahsilat talebi” ne mutlaka “tahsilat kabulü” nden cevap verilecektir.

13- “Tahsilat kabulü” seçeneğinden cevap verilirken; şayet hareket idaresi beyanname kapsamı araç ve eşyanın Türkiye gümrük bölgesinden çıkmadığına kanaat getirirse “tahsilat kabulü” tıklandığında açılan pencerede “0” kodunu seçerek tahsilatın varış idaresinde yapılmasını reddedecek ve kendisi yapacaktır, şayet beyanname kapsamı araç ve eşyanın Türkiye gümrük bölgesinden çıktığına kanaat getirirse yine aynı şekilde “tahsilat kabulü” tıklandığında açılan pencereyi dolduracak fakat bu defa “1” seçeneğini seçerek tahsilatın varış idaresinin ülkesinde yapılması önerisini kabul edecektir.

14- Tahsilat aşamasına geçilmiş beyannamenin statüsü REC_COM’dur. Hareket idaresince “tahsilat onaylandı” dan tahsilat aşamasına geçilirse yani tahsilatı hareket idaresi yapıyorsa REC_COM_DEP, “tahsilat kabulü” nden varış idaresine tahsilat yetkisi verilerek tahsilat aşamasına geçilir ise ya da varış idaresi resen tahsilat aşmasına geçerse yani tahsilatı varış idaresi yapıyor ise REC_COM_DES olarak görünecektir.

15- Tahsilatı yapacak olan ülkenin gümrük idaresi REC_COM statüde olan beyannameyi sağ tıklayarak "tahsilat tebliği" ni seçer. Zorunlu alanları doldurduktan sonra "tahsilat bildirimi oluştur" u tıklar ve statü REC_NOT (tahsilat tebliğ edildi) olur. Tahsilata ilişkin işlemler tamamlandıktan sonra bu tahsilata ilişkin bilgiyi (miktarı, makbuz bilgilerini vs.) ilgili tüm gümrük idarelerine bildirmek üzere sağ tıklayıp "tahsilatı dağıt" der. Zorunlu alanları doldurup "tahsilat sevkiyat bildir" der ve statü REC_DIS (tahsilat dağıtıldı/tahsilat tamamlandı) olur. Bundan sonra hareket idaresinin manuel kapatma yaparak beyannameyi WRT_NOT statüye getirmesi gerekir.

16- Hareket idaresince varış idaresi nezdinde araştırma başlatılırken doldurulan pencerede araştırmanın başlatılacağı varış idaresinin kodunun doğru girilmesi, yine benzer şekilde, “tahsilat kabulü” nden tahsilat talebine ilişkin kabul veya red yapılırken doldurulan pencerede cevabın gideceği varış idaresinin kodunun doğru girilmesi ve manuel kapatma yapılırken eşyanın boşaltıldığı gümrük idaresinin kodunun doğru girilmesi son derece önemlidir. Sistem otomatik olarak ilgili varış idaresine gönderMEMEKtedir, o nedenle muhatap varış idaresinin kodu doğru girilmelidir. Yanlış girildiğinde bilinmelidir ki, ne başlatılan araştırma, ne de tahsilat talebine verilen cevap muhatap varış idaresine ulaşmayacaktır.

17- Varış idaresi olarak uyuşmazlık bildirilen durumlarda uyuşmazlığın hangi kalem veya kalemlerde olduğunun da belirtilmesi gerekmektedir. (Gümrük terimi olarak “kalem”in İngilizce karşılığı “item” olarak kullanılmaktadır.)

18- Hareket idaresi olarak işlem yapılan ve açık olan transit beyannameleri için Gümrük Yönetmeliğinin 241. Maddesi kapsamında yükümlüsünce alternatif kanıt sunulduğunda, şayet hareket idaresi alternatif kanıtı uygun ve yeterli bulur ise beyanname sistem üzerinden manuel olarak kapatılır. “Kapat” seçeneği her durum ve her koşulda her personele açılmamaktadır. Taşımanın durumuna, önemine, aşamasına göre farklı personele bu yetki verilmektedir. Bu nedenle ilgili onay memurunun profillerinde “kapat” seçeneği açılmadığı durumda muayene memuru olarak atanan memurun profillerinde kapat seçeneğinin varlığının kontrol edilmesi, yoksa muayene memuru profilinde kontrol edilmesi, yoksa Müdür yardımcısı profilinde kontrol edilmesi, en son da Müdür profilinde kontrol edilmesi gerekmektedir. Bazı örneklerde bugün yapılan bir kontrolde açılmayan bir seçeneğin ertesi gün tekrar kontrol edildiğinde açıldığı da gözlemlenmiştir.

19- NCTS’te düzenlenen ulusal transit beyannameleri için statü değişikliği veya bir statünün geri alınması ancak ve ancak Bölge Müdürlüğümüzce Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğüne yazı yazılması suretiyle sağlanabilmektedir. Uluslararası transit beyannameleri için statü değişikliği veya bir statünün geri alınması ise, başlatılan araştırmanın sistemin izin verdiği ölçüde iptal edilmesi gibi geri alınabilen işlemler dışında, hiçbir şekilde mümkün bulunmamaktadır. Uluslararası transit beyannamelerine ilişkin sehven yapılan işlemlerde, beyannamenin durumuna, aşamasına vs. göre başka çözüm yolları araştırmak gerekmektedir. Bu nedenle yapılan işlemlerde dikkatli olunması önemlidir.

20- Gerek ulusal gerekse de uluslararası transit beyannamelerine ilişkin işlemler için gerektiğinde Türkiye genelinde görevli yerel transit koordinatörleri ile, uluslararası transit beyannamelerine ilişkin işlemler için de yine aynı şekilde gerektiğinde taraf ülkelerin ulusal ve yerel transit koordinatörleri ile iletişim kurulabilmektedir. İhtiyaç olması halinde Bölge Müdürlüğümüzle iletişime geçilebilir.

21- Müdürlüğünüzün hareket idaresi olarak işlem yaptığı ve varış idaresi nezdinde araştırma başlatarak ENQ_REQ statüye getirdiği beyannameler için 28 gün dolduğu veya dolmak üzere olduğu halde hala cevap alınamadı ise veya yurt dışı varış idarelerinin varışı haber ettiği fakat makul bir süre geçtiği halde halen kontrol sonucu girmediği beyannameler var ise, Bölge Müdürlüğümüzce ilgili varış idaresine e-posta gönderilmesini teminen, cevap ve kontrol sonucu beklenen beyannamelerin, ilgili varış idaresinin kodu ve ismi ile birlikte, uludag.ncts@gtb.gov.tr adresine e-posta ile bildirilmesi faydalı olacaktır.

22- Bir transit beyannamesi farklı aşamalarda farklı statülerde görünmektedir. Bu süreçte bir beyannamenin her idarede (hareket, transit, varış) aynı statüde göründüğü aşamalar olduğu gibi, her idarede farklı statülerde göründüğü aşamalar da mevcuttur. Örneğin, transit beyannamesi kapsamı bir araç hareket idaresinden serbest bırakıldığı an hareket idaresinde REL_TRA olarak görünecektir. Serbest bırakılmasıyla birlikte aynı anda transit idaresi ve varış idaresinin sistemine kaydı düşecek, fakat transit idaresinde ATR_SND, varış idaresinde ise AAR_SND olarak görünecektir.

23- Bakanlığımız Gümrükler Genel Müdürlüğünden alınan talimatlı yazılarda "açık olan transit beyanlarının nihai statüye getirilmesi" ifadesi sıklıkla kullanılmaktadır. İbra olmuş bir beyanname için nihai statü hareket idaresinde WRT_NOT, varış idaresinde DES_CON'dur.

Buna ek olarak, iptal edilen beyannamelerin statüleri de nihai statüdür.

• Sunulan bir transit beyanı hareket idaresinde kabul işlemi yapılmadan reddedilirse statü DEC_REJ olur ve nihai statüdür (Bu aşamada transit beyanının sadece LRN numarası vardır, henüz MRN numarası almamıştır.)
• Hareket idaresinde kabul işlemi yapıldıktan sonra fakat henüz serbest bırakma işlemi yapılmadan, yani henüz teminat tescili ve muayene kontrolü aşamasında iken yükümlü iptal talebinde bulunursa statü DEC_CAN olur, hareket idaresi iptal talebini kabul ederse statü CAN_DEC olur.
• Hareket idaresinde kabul işlemi yapıldıktan sonra fakat henüz serbest bırakma işlemi yapılmadan, yani henüz teminat tescili ve muayene kontrolü aşamasında iken Gümrük idaresi beyannameyi resen iptal ederse statü REL_NOT olur.
• Transit beyanı hareket idaresince serbest bırakıldıktan sonra da istisnai durumlarda iptal edilebilir. Fakat serbest bırakma gerçekleştiği an transit idaresine ve varış idaresine de kayıt düşmüş olduğundan, söz konusu transitin iptal olduğundan da bilgileri olması gerekir. Hareket idaresi "iptali tebliğ et" seceneği ile iptal yapar ve statü CAN_DEC olur (asıl sorumlu da bu şekilde görür), transit ve varış idaresine CAN_NOT olarak bildirilir sistemde, varış idaresi iptal bildirimini kabul edince statü CAN_ACK olur.

24- Varış idaresinde kontrol sonuçları girilmek üzere muayene memuruna atanan beyannamenin işlemi için ilgili muayene memurunun izin ve tayin gibi nedenlerle görevinden ayrılması durumunda, bunun takibinin yapılarak söz konusu beyannamenin işlemleri için başka bir muayene memuru atamasının yapılması, ayrıca görevinden kalıcı veya geçici olarak ayrılan muayene memuru ve gözetim ile görevli memurun ilişik kesmeden önce üzerine atanan transit beyannamelerinin bulunup bulunmadığının idare amirince kontrolünün yapılarak üzerindeki işlemlerin gereğinin yapılması sağlanmalıdır.

25- Yukarıda ifade edilen hususlar dikkate alınarak işlemlerin gerçekleştirilmesi, hareket idaresi olarak işlem yapılan beyannameler için beyannameler ibra olana kadar süreçlerinin dikkatle takip edilmesi, varış idaresinden cevap alınamayan veya “varışta bilinmeyen sevkiyat” olarak cevap alınan ve asıl sorumludan da tatmin edici bilgi alınamayan beyannameler kapsamı eşyalar için Ortak Transit Rejimine İlişkin Sözleşme’ de belirtilen hükümler dikkate alınarak ve anılan Sözleşmede belirtilen sürelerin kaçırılmamasına dikkat edilerek asıl sorumluya ve kefile bildirimde bulunulması, bildirim sonrasında yine anılan Sözleşmede belirlenen süreler içinde tatmin edici alternatif kanıt sunulamazsa tahsilat sürecine başlanması kamu alacaklarının tahsilinde kayıp yaşanmaması açısından önem arz etmektedir.